Mengenal Digital Declutter, Cara Mengatur Email, Folder, dan Notifikasi

(Unsplash/ Domenico Loia) 

Di era digital yang serba cepat ini, penggunaan gadget, mulai dari ponsel pintar, tablet, hingga laptop menjadi sesuatu yang terasa sangat penting. Namun, seiring dengan kemudahan yang ditawarkan, kita sering kali tanpa sadar menimbun 'sampah digital', berupa inbox email yang penuh sesak, folder yang berantakan, notifikasi yang tak henti-hentinya berbunyi, dan tumpukan file yang tidak terorganisir. Kekacauan digital ini tidak hanya menghabiskan ruang penyimpanan, tetapi juga energi mental dan waktu kita.

Oleh karena itu, istilah digital declutter mulai dikenal. Ini adalah alasan utama mengapa konsep digital declutter menjadi semakin terkenal dan relevan. Digital declutter, atau 'bersih-bersih' digital, adalah proses sistematis untuk mengelola dan merapikan ruang digital kita. Tujuannya bukan hanya untuk membuat semuanya terlihat rapi, tetapi juga untuk menciptakan lingkungan digital yang lebih tenang, efisien, dan mendukung kesejahteraan mental.

Baca juga: 7 Kesalahan Umum dalam Mendekorasi Rumah dan Cara Menghindarinya

Apa Itu Digital Declutter?

Digital declutter adalah proses merapikan dan mengorganisir data digital yang menumpuk di perangkat yang dimiliki. Proses ini melibatkan penghapusan file tidak perlu, pengaturan ulang folder, menonaktifkan notifikasi yang mengganggu, dan mengelola email. Ini adalah analogi dari 'bersih-bersih' rumah, tetapi diterapkan pada dunia digital.

Konsep ini semakin populer berkat buku-buku seperti "Digital Minimalism: Choosing a Focused Life in a Noisy World" oleh Cal Newport. Newport berpendapat bahwa orang perlu secara sadar memilih teknologi yang digunakan dan memangkas hal yang tidak memberikan nilai signifikan dalam hidup kita. Dengan demikian, digital declutter bukan sekadar tentang membersihkan, tetapi juga tentang membangun kebiasaan digital lebih sehat dan terarah.

Cara Sederhana Melakukan Digital Declutter

(Unsplash/ CHUTTERSNAP)

Menurut beberapa sumber, ada berbagai cara sederhana dalam melakukan digital declutter, agar gadget kamu tidak terasa penuh.

Atur ulang Kotak Masuk (Inbox) Email

Email bisa menjadi salah satu sumber kekacauan digital terbesar bagi banyak orang. Inbox yang penuh bisa membuat kamu merasa tidak teratur dan sulit menemukan email penting. Berikut adalah strategi untuk mengatasinya:

●     Penerapan Prinsip One-Touch Principle

Setiap kali kamu membuka email, lakukan salah satu dari empat tindakan ini, yaitu hapus, balas/tindak lanjuti, arsip, atau pindahkan ke folder tugas. Hindari kebiasaan membiarkan email menumpuk dengan janji akan ditangani nanti. Dengan menerapkan prinsip ini, kamu memaksa diri untuk membuat keputusan secara cepat, yang pada akhirnya akan menghemat waktu.

●     Unsubscribe Hal yang Tidak Penting

Luangkan waktu untuk melihat email promosi dan newsletter yang tidak lagi relevan. Gunakan fitur "unsubscribe" pada email untuk berhenti berlangganan dari banyak daftar pengirim email sekaligus. Ini adalah langkah paling penting untuk mengurangi jumlah email masuk secara drastis.

●     Gunakan Sistem Folder dan Label yang Efisien

Alih-alih membiarkan semua email berada di satu tempat, buatlah struktur folder yang cocok untuk kamu. Berikut contohnya:

• Folder Proyek: Untuk setiap proyek besar yang sedang kamu kerjakan.
• Folder Kategori: Misalnya, 'Keuangan', 'Pribadi', 'Tugas', 'Informasi', atau 'Bacaan'.
• Folder 'Tindak Lanjut': Untuk email yang membutuhkan tindak lanjut, tetapi tidak bisa diselesaikan saat itu juga.

●     Jadwalkan Waktu Khusus untuk Cek Email

Hindari godaan untuk terus-menerus membuka email. Tetapkan waktu-waktu tertentu dalam sehari untuk memeriksa dan membalas email. Ini akan mencegah email mengganggu alur kerja dan membuat lebih fokus.

●     Gunakan Fitur Filter dan Rules

Atur email dari pengirim tertentu (misalnya, tim, pengirim tertentu) untuk otomatis masuk ke folder yang telah ditentukan. Ini membantu menjaga kotak masuk utama tetap bersih dan hanya berisi email yang benar-benar membutuhkan perhatian segera.

Baca juga: Website vs Media Sosial, Mana yang Lebih Penting untuk Startup?

Merapikan dan Mengorganisir Folder Digital

Folder yang berantakan di desktop atau cloud storage (seperti Google Drive atau Dropbox) bisa menjadi 'black hole', di mana file-file penting menghilang. Merapikan folder adalah cara terbaik untuk menghemat waktu sehingga memudahkan pencarian jika dibutuhkan.

●     Lakukan Audit Menyeluruh

Mulailah dengan melihat semua folder di hard drive dan cloud storage. Hapus file-file yang tidak diperlukan, seperti duplikat, dokumen lama, atau unduhan yang terlupakan. Pikirkan seperti sedang melakukan bersih-bersih lemari, jika kamu sudah tidak membutuhkannya, buang.

●     Tetapkan Nomenklatur yang Konsisten

Kunci dari sistem folder yang rapi adalah konsistensi. Tentukan cara penamaan file dan folder kamu dan patuhi aturan itu. Contohnya:

• Gunakan penamaan tahun, bulan, tanggal, dan nama file.
• Gunakan huruf besar/kecil yang konsisten.
• Hindari penggunaan karakter khusus yang bisa membuat kamu lupa saat mencarinya di masa akan datang.

●     Buat Struktur Hierarki yang Jelas

Buatlah struktur folder yang logis dari tingkat umum ke tingkat spesifik. Bedakan berdasarkan kategori seperti pekerjaan, pribadi, pendidikan, dan lain sebagainya. Contohnya, file pribadi, di dalamnya ada folder keuangan, kemudian slip gaji, tagihan, dan investasi. Cara ini memudahkan kamu untuk mencari file jika dibutuhkan di masa akan datang.

●     Manfaatkan Fitur Tagging dan Pencarian

Banyak sistem operasi dan layanan cloud storage menawarkan fitur tag atau label. Gunakan ini untuk menandai file dengan kata kunci yang relevan. Saat mencari file, fitur pencarian akan jauh lebih efektif.

●     Jangan Gunakan Desktop sebagai Tempat Penyimpanan:

Desktop harusnya bersih dan minim file. Gunakan desktop hanya sebagai tempat sementara untuk file yang sedang dikerjakan. Setelah selesai, pindahkan ke folder yang sesuai. Desktop yang bersih juga akan membuat komputer berjalan lebih cepat.

Mengelola Notifikasi yang Mengganggu

(Unsplash/ Philip Oroni)

Notifikasi adalah salah satu sumber gangguan terbesar di era digital. Mereka menginterupsi konsentrasi kita, memecah fokus, dan secara konstan menarik perhatian kita ke layar. Mengelola notifikasi adalah langkah krusial dalam menciptakan ketenangan digital.

●     Periksa Ulang Notifikasi: Luangkan waktu 10-15 menit untuk masuk ke pengaturan notifikasi di ponsel dan komputer. Periksa setiap aplikasi satu per satu. Tanyakan pada diri sendiri: "Apakah notifikasi dari aplikasi ini benar-benar penting?"

●     Matikan Notifikasi yang Tidak Penting: Kebanyakan aplikasi media sosial, game, atau aplikasi berita tidak memerlukan notifikasi. Matikan notifikasi dari semua aplikasi yang tidak diperlukan. Sisakan notifikasi untuk aplikasi komunikasi (seperti pesan teks atau panggilan telepon) atau aplikasi pekerjaan yang benar-benar penting.

●     Gunakan Fitur 'Do Not Disturb' (Jangan Ganggu): Jadwalkan fitur ini untuk menyala secara otomatis selama jam kerja atau saat ingin beristirahat. Fitur ini akan memblokir semua notifikasi dan panggilan, memungkinkan kamu untuk fokus tanpa gangguan.

●     Nonaktifkan Notifikasi Suara dan Getar: Jika kamu merasa notifikasi visual masih diperlukan, pertimbangkan untuk menonaktifkan suara dan getar. Ini akan membuat notifikasi kurang mengganggu, terutama saat sedang bekerja atau bersama dengan orang lain.

●     Batasi Notifikasi dengan Sistem 'Batching': Mirip dengan email, tetapkan waktu-waktu tertentu untuk memeriksa notifikasi dari aplikasi tertentu. Kamu bisa memeriksa media sosial atau pesan grup hanya pada pagi dan sore hari, bukan setiap kali ada notifikasi masuk.

Baca juga: Morning Person Versus Night Person, Cara Memahami Diri dan Menyesuaikan Gaya Hidup

Manfaat Jangka Panjang Digital Declutter

Melakukan digital declutter adalah proses yang berkelanjutan, bukan tindakan satu kali. Ini membutuhkan komitmen untuk membangun kebiasaan baru. Namun, imbalan yang didapat sangat sepadan.

Dengan mengatur inbox, mengorganisir folder, dan mengelola notifikasi, kamu akan merasakan beberapa manfaat sebagai berikut.

• Meningkatkan Produktivitas

Dengan lebih sedikit gangguan dan waktu yang dihabiskan untuk mencari file, kamu bisa lebih fokus pada pekerjaan yang benar-benar penting.

• Menurunkan Stres dan Kecemasan

Kekacauan digital sering kali menjadi sumber stres yang tidak disadari. Lingkungan digital yang rapi dan terorganisir memberikan rasa kendali dan ketenangan.

• Menghemat Waktu

Kamu tidak lagi membuang waktu berharga untuk mencari file, menelusuri email lama, atau terus-menerus teralihkan oleh notifikasi.

• Meningkatkan Kreativitas dan Fokus

Dengan menghilangkan gangguan digital, kamu memberi ruang bagi pikiran untuk beristirahat dan berpikir lebih jernih, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kreativitas.

Digital declutter bukan tentang menjauhi teknologi, melainkan tentang menggunakannya dengan lebih bijak dan sadar. Ini adalah langkah mengambil kembali kendali atas waktu dan perhatian kita di era digital yang semakin bising.